Obowiązki to istotny aspekt prowadzenia każdej działalności. Wynikają z przepisów, toteż ich zaniedbanie może być brzemienne w poważne konsekwencje. Podobnie rzecz się ma z takim procesem jak przechowywanie akt. Czy zadbać musi o to każde przedsiębiorstwo?
Magazynowanie dokumentów – po co i kto musi przestrzegać związanych z tym reguł?
Sprawa jest prosta – o przechowywanie akt firmowych musi zadbać każda firma. Dokumentacja pracownicza, ZUS-owska, podatkowa, księgowa itp. – z takimi aktami spotkamy się przecież w każdym przedsiębiorstwie. Aby wywiązać się z obowiązku, które nakłada na nas prawo, musimy przechowywać poszczególne akta przez określony czas. Dzięki temu upoważnione do tego organy będą mogły przeprowadzić ewentualną kontrolę.
Przechowywanie akt – czy każdy musi robić to w ten sam sposób?
Przeważnie w tym zakresie mamy do czynienia ze sporą dowolnością, co oznacza, że to my decydujemy czy magazynowanie dokumentów:
- przeprowadzimy samodzielnie;
- zdecydujemy się zlecić to zadanie zewnętrznemu podmiotowi.
Przedsiębiorstwo jest więc zobowiązane do przechowywania akt, ale samodzielnie może wybrać, w jaki sposób to zrobi. Ważny jest w tym przypadku efekt, a więc takie zaplanowane tej czynności, by wszystkie informacje zawarte w naszych zbiorach były naprawdę dobrze chronione.
Co dokładnie oznacza bezpieczne przechowywanie akt firmowych?
Wiemy już, że o bezpieczeństwo magazynowania dokumentów musi zadbać każda firma. Ale co to właściwie oznacza?
Tutaj należy zdawać sobie sprawę z tego, że bezpieczeństwo można traktować w różny sposób. Z jednej strony to bezpieczeństwo fizyczne, a więc najprostsze ochronienie dokumentacji przed zniszczeniem. Każda firma powinna więc zadbać, by akta jak najdłużej znajdowały się w świetnej kondycji. Do tego dochodzi także bezpieczeństwo informacji, a więc zapewnienie danym ochrony przed wyciekiem.
Profesjonalna usługa przechowywania dokumentów pozwala w kompleksowy sposób zatroszczyć się o bezpieczeństwo. Kierowana jest do wszystkich firm – małych, średnich, dużych i działających w różnych branżach. Bezpieczeństwo, fachowe podejście i przestrzeganie przepisów gwarantuje m.in. firma Destroy&Recycling. Przechowywanie akt to tylko jedna z dostępnych usług. Klienci mają także możliwość skorzystania z takiej pomocy, jak niszczenie, archiwizacja i skanowanie dokumentów firmowych.