Archiwizowanie dokumentów może rodzić wiele pytań i budzić sporo wątpliwości. Warto jednak zainteresować się tym, jak poprawnie ją przeprowadzić, bo uporządkowane akta to wiele wymiernych korzyści. W tych artykule przyglądamy się bliżej, na czym polega archiwizacja dokumentów i w jakim celu się ją przeprowadza.
W jaki sposób przebiega archiwizowanie dokumentów firmowych czyli proces krok po kroku
Na samym początku warto eksperci zabierają się za kwalifikację akt. Podczas tego procesu przyporządkowuje się dokumenty do właściwej kategorii. Aby archiwizacja akt przebiegła poprawnie konieczne będzie także zakwalifikowanie dokumentów do określonej grupy rzeczowej. Kształt stworzonego zbioru zależy także od tego, jak dokładnie przeprowadzi się porządkowanie. Używa się przy tym m.in.:
- teczek,
- segregatorów,
- pudeł.
Specjaliści oferujący taką usługę jak archiwizacja dokumentacji medycznej i archiwizacja dokumentów księgowych dbają o to, by stworzony zbiór był jak najbardziej funkcjonalny. Właśnie w tym celu poszczególne akta mają określone oznaczenia. Zawierają one takie informacje jak np. tytuł akt, nazwa instytucji czy opis zawartości teczek.
Archiwizacja dokumentacji – co jeszcze jest ważne i dlaczego warto pomyśleć o profesjonalnym porządkowaniu akt?
Porządkowanie dokumentów jest umotywowane wieloma względami. Oczywiście w ten sposób uda się nam zachować porządek, co ułatwi codzienną pracę i sprawi, że zauważymy oszczędność czasu i większą wygodę podczas wyszukiwania konkretnych akt.
Archiwizowanie dokumentów pozwala także przestrzegać obowiązującego prawa. Przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że spoczywa na nim obowiązek przestrzegania terminów przechowywania dokumentów. Za ich przekroczenie mogą grozić srogie kary. Nie może więc dojść do sytuacji, że akta zostaną przedwcześnie zniszczone. Podobnie jest zresztą ze zbyt długim przetrzymywaniem dokumentów. Zgodnie z RODO przechowywanie jest także przetwarzaniem danych, toteż nie powinniśmy tego robić, gdy nie jest to konieczne. Archiwizacja dokumentów to m.in. nadanie terminu przechowywania dla dokumentów kategorii B. Znika więc wątpliwość, że przez chaos w swoich aktach zapomnimy np. o terminowej utylizacji. Eksperci tacy jak np. Rhenus oprócz wszystkich poprzednich kroków przeprowadzają również brakowanie akt, które już przekroczyły okres przechowywania.
Co daje współpraca ze specjalistami?
Jeśli przekażemy archiwizowanie dokumentów rzetelnemu zewnętrznemu podmiotowi zyskamy dostęp do doświadczonych specjalistów, którzy mają za sobą niejeden proces archiwizacji. Ich doświadczenie pozwala przeprowadzić taką usługę w bezpiecznych warunkach.
Wiele firm oprócz takiej pomocy jak archiwizacja dokumentacji medycznej czy archiwizacja dokumentów księgowych oferuje również inne warianty wsparcia przedsiębiorstw. Mamy więc opcję skorzystania z profesjonalnego przechowywania, digitalizacji czy niszczenia akt.